Ein deutsches Unternehmen muss einen bestimmten Umfang an Bau-, Montage-, Produktions- oder Lagerarbeiten ausführen, verfügt dafür jedoch nicht über ausreichende eigene Kapazitäten. Eine mögliche Lösung besteht darin, einen klar abgegrenzten Projektabschnitt an ein polnisches Unternehmen zu vergeben, das die Beschäftigten ordnungsgemäß in Polen anstellt, ihre Entsendung nach Deutschland organisiert und für die vertraglich vereinbarte Leistung verantwortlich ist.
Dieses Modell wird häufig als Zusammenarbeit mit einem polnischen Nachunternehmer, als Subunternehmermodell aus Polen oder als Tätigkeit auf Grundlage eines Werkvertrags bezeichnet. Im deutschen Geschäftsverkehr werden unter anderem die Begriffe Nachunternehmer aus Polen, polnischer Subunternehmer und Werkvertragsunternehmen verwendet.
Wichtig ist: Die rechtliche Einordnung hängt nicht allein von der Bezeichnung des Vertrags ab. Entscheidend sind der Inhalt der Verpflichtungen, die Verteilung der Verantwortlichkeiten und die tatsächliche Organisation der Arbeiten vor Ort. Wird ein Vertrag zwar als Werkvertrag bezeichnet, steuert der deutsche Auftraggeber die einzelnen Beschäftigten jedoch im Alltag wie eigenes Personal, kann die tatsächliche Ausgestaltung als Arbeitnehmerüberlassung eingestuft werden.
Die Bundesagentur für Arbeit weist ausdrücklich darauf hin, dass bei Abweichungen zwischen schriftlicher Vertragsgestaltung und tatsächlicher Durchführung die reale Ausgestaltung der Zusammenarbeit maßgeblich ist.
In diesem Beitrag erläutern wir:
• wie die Zusammenarbeit mit einem polnischen Nachunternehmer funktioniert;
• wer Arbeitgeber der eingesetzten Beschäftigten ist;
• wie sich ein Werkvertrag von einer Arbeitnehmerüberlassung unterscheidet;
• was die A1-Bescheinigung bestätigt;
• welche Unterlagen erforderlich sein können;
• wer das Team vor Ort führt;
• welche Pflichten beim deutschen Auftraggeber verbleiben;
• was vor Projektbeginn geprüft werden sollte.
Dieses Modell wird häufig als Zusammenarbeit mit einem polnischen Nachunternehmer, als Subunternehmermodell aus Polen oder als Tätigkeit auf Grundlage eines Werkvertrags bezeichnet. Im deutschen Geschäftsverkehr werden unter anderem die Begriffe Nachunternehmer aus Polen, polnischer Subunternehmer und Werkvertragsunternehmen verwendet.
Wichtig ist: Die rechtliche Einordnung hängt nicht allein von der Bezeichnung des Vertrags ab. Entscheidend sind der Inhalt der Verpflichtungen, die Verteilung der Verantwortlichkeiten und die tatsächliche Organisation der Arbeiten vor Ort. Wird ein Vertrag zwar als Werkvertrag bezeichnet, steuert der deutsche Auftraggeber die einzelnen Beschäftigten jedoch im Alltag wie eigenes Personal, kann die tatsächliche Ausgestaltung als Arbeitnehmerüberlassung eingestuft werden.
Die Bundesagentur für Arbeit weist ausdrücklich darauf hin, dass bei Abweichungen zwischen schriftlicher Vertragsgestaltung und tatsächlicher Durchführung die reale Ausgestaltung der Zusammenarbeit maßgeblich ist.
In diesem Beitrag erläutern wir:
• wie die Zusammenarbeit mit einem polnischen Nachunternehmer funktioniert;
• wer Arbeitgeber der eingesetzten Beschäftigten ist;
• wie sich ein Werkvertrag von einer Arbeitnehmerüberlassung unterscheidet;
• was die A1-Bescheinigung bestätigt;
• welche Unterlagen erforderlich sein können;
• wer das Team vor Ort führt;
• welche Pflichten beim deutschen Auftraggeber verbleiben;
• was vor Projektbeginn geprüft werden sollte.
Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information. Das konkrete Vertrags-, Steuer-, Aufenthalts- und Beschäftigungsmodell muss unter Berücksichtigung der Branche, der Staatsangehörigkeit der Beschäftigten, der Art der Leistungen und der tatsächlichen Projektorganisation im Einzelfall geprüft werden.
Was bedeutet die Zusammenarbeit mit einem polnischen Nachunternehmer?
Bei einem klassischen Werk- oder Nachunternehmermodell stellt das deutsche Unternehmen nicht jeden Beschäftigten selbst ein. Stattdessen schließt es einen Vertrag mit einem polnischen Unternehmen, das die Verpflichtung übernimmt, eine bestimmte Leistung, einen abgegrenzten Projektabschnitt oder ein anderes vereinbartes Ergebnis zu erbringen.
Nach § 631 BGB ist der Unternehmer beim Werkvertrag zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet, während der Besteller die vereinbarte Vergütung schuldet. Gegenstand eines Werkvertrags kann nicht nur die Herstellung oder Veränderung einer Sache sein, sondern auch ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg.
Vereinfacht lässt sich das Modell so darstellen:
Deutscher Auftraggeber → schließt einen Vertrag mit dem polnischen Auftragnehmer → das polnische Unternehmen stellt das Team zusammen und beschäftigt es → organisiert die Entsendung → das Team erbringt den vereinbarten Leistungsumfang → der Auftraggeber nimmt das Ergebnis ab.
Das polnische Unternehmen übernimmt dabei insbesondere folgende Aufgaben:
• es bleibt Arbeitgeber der entsandten Beschäftigten;
• es gestaltet und verwaltet die Beschäftigungsverhältnisse;
• es bereitet die für die Entsendung erforderlichen Unterlagen vor;
• es beantragt bei erfüllten Voraussetzungen die A1-Bescheinigung bei der ZUS;
• es führt Personaladministration und Payroll-Prozesse;
• es zahlt die Vergütung an die eigenen Beschäftigten;
• es organisiert die Führung des eigenen Teams;
• es trägt die vertraglich vereinbarte Verantwortung für das geschuldete Leistungsergebnis.
Das deutsche Unternehmen ist Auftraggeber der Leistung, sollte jedoch nicht automatisch zum faktischen Arbeitgeber oder unmittelbaren Vorgesetzten der einzelnen Beschäftigten werden.
Nach § 631 BGB ist der Unternehmer beim Werkvertrag zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet, während der Besteller die vereinbarte Vergütung schuldet. Gegenstand eines Werkvertrags kann nicht nur die Herstellung oder Veränderung einer Sache sein, sondern auch ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg.
Vereinfacht lässt sich das Modell so darstellen:
Deutscher Auftraggeber → schließt einen Vertrag mit dem polnischen Auftragnehmer → das polnische Unternehmen stellt das Team zusammen und beschäftigt es → organisiert die Entsendung → das Team erbringt den vereinbarten Leistungsumfang → der Auftraggeber nimmt das Ergebnis ab.
Das polnische Unternehmen übernimmt dabei insbesondere folgende Aufgaben:
• es bleibt Arbeitgeber der entsandten Beschäftigten;
• es gestaltet und verwaltet die Beschäftigungsverhältnisse;
• es bereitet die für die Entsendung erforderlichen Unterlagen vor;
• es beantragt bei erfüllten Voraussetzungen die A1-Bescheinigung bei der ZUS;
• es führt Personaladministration und Payroll-Prozesse;
• es zahlt die Vergütung an die eigenen Beschäftigten;
• es organisiert die Führung des eigenen Teams;
• es trägt die vertraglich vereinbarte Verantwortung für das geschuldete Leistungsergebnis.
Das deutsche Unternehmen ist Auftraggeber der Leistung, sollte jedoch nicht automatisch zum faktischen Arbeitgeber oder unmittelbaren Vorgesetzten der einzelnen Beschäftigten werden.
Wie unterscheidet sich ein Werk-/Nachunternehmermodell von klassischer Personalvermittlung?
Personalvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung und Werkvertrag sind unterschiedliche Kooperationsmodelle.
Personalvermittlung
Bei der Personalvermittlung findet ein Personaldienstleister einen geeigneten Kandidaten. Den Arbeitsvertrag schließt anschließend das deutsche Unternehmen selbst. Nach der Einstellung wird die Person Teil des deutschen Unternehmens, untersteht dessen Führung und arbeitet nach dessen internen Regeln.
Arbeitnehmerüberlassung
Bei der Arbeitnehmerüberlassung überlässt ein deutsches oder ausländisches Unternehmen seine Beschäftigten einem anderen Unternehmen zur Arbeitsleistung. Der Entleiher weist Aufgaben zu, steuert den Arbeitsablauf und gliedert die eingesetzten Beschäftigten in seine Arbeitsorganisation ein.
Wer Arbeitnehmer gewerbsmäßig Dritten zur Arbeitsleistung überlässt, benötigt grundsätzlich eine entsprechende Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung. Diese Anforderung ergibt sich aus § 1 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG).
Wer Arbeitnehmer gewerbsmäßig Dritten zur Arbeitsleistung überlässt, benötigt grundsätzlich eine entsprechende Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung. Diese Anforderung ergibt sich aus § 1 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG).
Werk- bzw. Nachunternehmervertrag
Der polnische Auftragnehmer übernimmt einen konkret abgegrenzten Leistungsumfang oder einen eigenständigen Projektabschnitt. Er organisiert die Arbeit seines Teams selbst, führt die eigenen Beschäftigten, trägt das unternehmerische Risiko und ist für die Qualität des geschuldeten Ergebnisses verantwortlich.
Die Bundesagentur für Arbeit nennt unter anderem folgende typische Merkmale eines Werkvertrags:
• der Auftragnehmer führt seine Beschäftigten eigenständig;
• die Beschäftigten des Auftragnehmers werden nicht in die Betriebsorganisation des Auftraggebers eingegliedert;
• der Auftragnehmer trägt ein eigenes unternehmerisches Risiko;
• der Auftragnehmer haftet für Mängel und die Qualität des geschuldeten Ergebnisses;
• die Vergütung orientiert sich in erster Linie an der erbrachten Leistung bzw. dem geschuldeten Ergebnis und nicht ausschließlich an der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden.
Die Bundesagentur für Arbeit nennt unter anderem folgende typische Merkmale eines Werkvertrags:
• der Auftragnehmer führt seine Beschäftigten eigenständig;
• die Beschäftigten des Auftragnehmers werden nicht in die Betriebsorganisation des Auftraggebers eingegliedert;
• der Auftragnehmer trägt ein eigenes unternehmerisches Risiko;
• der Auftragnehmer haftet für Mängel und die Qualität des geschuldeten Ergebnisses;
• die Vergütung orientiert sich in erster Linie an der erbrachten Leistung bzw. dem geschuldeten Ergebnis und nicht ausschließlich an der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden.
So funktioniert die Zusammenarbeit mit einem polnischen Nachunternehmer: Schritt für Schritt
Schritt 1. Der deutsche Auftraggeber beschreibt die konkrete Aufgabe
Bevor ein Team zusammengestellt wird, muss klar definiert werden, welche Leistung tatsächlich zu erbringen ist.
Nicht ausreichend wäre beispielsweise lediglich die Angabe:
Nicht ausreichend wäre beispielsweise lediglich die Angabe:
Wir benötigen zehn Arbeitskräfte für drei Monate.
Für ein Werk- oder Nachunternehmermodell ist es wichtiger, eine eigenständige Leistung zu beschreiben, zum Beispiel:
• mechanische Montage einer festgelegten Anzahl von Solarmodulen;
• Mauerarbeiten in einem klar definierten Bereich;
• Montage einer Unterkonstruktion;
• Kommissionierung und Verpackung eines vereinbarten Auftragsvolumens;
• Sortierung einer bestimmten Warencharge;
• Ausbau- oder Finish-Arbeiten in festgelegten Räumen;
• Bearbeitung einer definierten Anzahl von Retouren;
• Montage oder Demontage von Anlagen und Ausrüstung.
Je genauer Leistungsumfang, geschuldetes Ergebnis, Termine, Qualitätsstandards und Verantwortungsgrenzen definiert sind, desto klarer lässt sich das Vertragsmodell einordnen.
• mechanische Montage einer festgelegten Anzahl von Solarmodulen;
• Mauerarbeiten in einem klar definierten Bereich;
• Montage einer Unterkonstruktion;
• Kommissionierung und Verpackung eines vereinbarten Auftragsvolumens;
• Sortierung einer bestimmten Warencharge;
• Ausbau- oder Finish-Arbeiten in festgelegten Räumen;
• Bearbeitung einer definierten Anzahl von Retouren;
• Montage oder Demontage von Anlagen und Ausrüstung.
Je genauer Leistungsumfang, geschuldetes Ergebnis, Termine, Qualitätsstandards und Verantwortungsgrenzen definiert sind, desto klarer lässt sich das Vertragsmodell einordnen.
Schritt 2. Die Parteien bestimmen das passende Vertragsmodell
Nicht jedes Projekt ist automatisch als Werkvertrag einzuordnen.
Je nach Gegenstand der Zusammenarbeit kommen unterschiedliche Vertragsformen in Betracht:
• Werkvertrag – Vertrag über einen bestimmten geschuldeten Erfolg;
• Dienstvertrag – Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen;
• Nachunternehmervertrag – Vertrag mit einem Nachunternehmer;
• gemischte Vertragsformen, die Elemente mehrerer Modelle enthalten.
Die Bezeichnung des Dokuments allein bestimmt nicht die rechtliche Einordnung. Weicht die tatsächliche Organisation von der Vertragsgestaltung ab, prüfen deutsche Behörden die reale Durchführung der Zusammenarbeit.
Vor Projektbeginn sollte daher insbesondere geklärt werden:
• welches Ergebnis bzw. welche Leistung der Auftragnehmer schuldet;
• wer die Arbeit des Teams organisiert;
• wer Arbeitsanweisungen erteilt;
• wie die Qualität kontrolliert wird;
• wie erbrachte Leistungen dokumentiert und abgenommen werden;
• wer für Mängel verantwortlich ist;
• wie die Vergütung berechnet wird;
• wer Material, Ausrüstung und persönliche Schutzausrüstung bereitstellt.
Je nach Gegenstand der Zusammenarbeit kommen unterschiedliche Vertragsformen in Betracht:
• Werkvertrag – Vertrag über einen bestimmten geschuldeten Erfolg;
• Dienstvertrag – Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen;
• Nachunternehmervertrag – Vertrag mit einem Nachunternehmer;
• gemischte Vertragsformen, die Elemente mehrerer Modelle enthalten.
Die Bezeichnung des Dokuments allein bestimmt nicht die rechtliche Einordnung. Weicht die tatsächliche Organisation von der Vertragsgestaltung ab, prüfen deutsche Behörden die reale Durchführung der Zusammenarbeit.
Vor Projektbeginn sollte daher insbesondere geklärt werden:
• welches Ergebnis bzw. welche Leistung der Auftragnehmer schuldet;
• wer die Arbeit des Teams organisiert;
• wer Arbeitsanweisungen erteilt;
• wie die Qualität kontrolliert wird;
• wie erbrachte Leistungen dokumentiert und abgenommen werden;
• wer für Mängel verantwortlich ist;
• wie die Vergütung berechnet wird;
• wer Material, Ausrüstung und persönliche Schutzausrüstung bereitstellt.
Schritt 3. Das polnische Unternehmen stellt das Team zusammen
Nach Abstimmung der Aufgabe bestimmt der polnische Auftragnehmer die Zusammensetzung des Teams.
Bei der Auswahl können unter anderem folgende Kriterien berücksichtigt werden:
• Berufsprofil bzw. Fachrichtung;
• nachgewiesene Berufserfahrung;
• technische Fähigkeiten;
• Deutsch- oder Englischkenntnisse;
• Zulassungen und Zertifikate;
• Erfahrung mit bestimmten Maschinen oder Anlagen;
• Eignung für Schichtarbeit;
• vorhandene Unterlagen und Staatsangehörigkeit;
• Bereitschaft zur Entsendung.
Zum Team können Beschäftigte aus Polen, der Ukraine, Moldau, Usbekistan, Kasachstan, Turkmenistan sowie weiteren europäischen und ostasiatischen Ländern gehören. Bei Drittstaatsangehörigen sind die aufenthalts- und beschäftigungsrechtlichen Voraussetzungen jedoch gesondert zu prüfen: Ein polnischer Aufenthaltstitel oder eine Beschäftigungsberechtigung in Polen berechtigt nicht automatisch zur Ausübung einer Tätigkeit in Deutschland.
Bei der Auswahl können unter anderem folgende Kriterien berücksichtigt werden:
• Berufsprofil bzw. Fachrichtung;
• nachgewiesene Berufserfahrung;
• technische Fähigkeiten;
• Deutsch- oder Englischkenntnisse;
• Zulassungen und Zertifikate;
• Erfahrung mit bestimmten Maschinen oder Anlagen;
• Eignung für Schichtarbeit;
• vorhandene Unterlagen und Staatsangehörigkeit;
• Bereitschaft zur Entsendung.
Zum Team können Beschäftigte aus Polen, der Ukraine, Moldau, Usbekistan, Kasachstan, Turkmenistan sowie weiteren europäischen und ostasiatischen Ländern gehören. Bei Drittstaatsangehörigen sind die aufenthalts- und beschäftigungsrechtlichen Voraussetzungen jedoch gesondert zu prüfen: Ein polnischer Aufenthaltstitel oder eine Beschäftigungsberechtigung in Polen berechtigt nicht automatisch zur Ausübung einer Tätigkeit in Deutschland.
Schritt 4. Die Beschäftigten werden ordnungsgemäß in Polen beschäftigt
Zwischen dem entsendenden Arbeitgeber und den eingesetzten Beschäftigten müssen tatsächliche Beschäftigungsverhältnisse bestehen.
Das polnische Unternehmen übernimmt insbesondere:
• Arbeitsvertrag oder eine andere zulässige Beschäftigungsgrundlage;
• Personalunterlagen;
• Abrechnungsdaten für die Entgeltabrechnung;
• Anmeldung im Sozialversicherungssystem;
• Unterlagen im Zusammenhang mit der Entsendung;
• Abrechnungs- und Payroll-Dokumentation.
Die entsandte Person bleibt Beschäftigte des polnischen Unternehmens. Dieses ist für Entgeltabrechnung, Zahlungen an die Beschäftigten, Personaladministration und Sozialversicherungsbeiträge nach dem jeweils anwendbaren Recht verantwortlich.
Das polnische Unternehmen übernimmt insbesondere:
• Arbeitsvertrag oder eine andere zulässige Beschäftigungsgrundlage;
• Personalunterlagen;
• Abrechnungsdaten für die Entgeltabrechnung;
• Anmeldung im Sozialversicherungssystem;
• Unterlagen im Zusammenhang mit der Entsendung;
• Abrechnungs- und Payroll-Dokumentation.
Die entsandte Person bleibt Beschäftigte des polnischen Unternehmens. Dieses ist für Entgeltabrechnung, Zahlungen an die Beschäftigten, Personaladministration und Sozialversicherungsbeiträge nach dem jeweils anwendbaren Recht verantwortlich.
Schritt 5. Die Unterlagen für den Einsatz in Deutschland werden vorbereitet
Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt von Branche, Einsatzort, Staatsangehörigkeit der Beschäftigten und Projektdauer ab.
Typischerweise werden unter anderem folgende Unterlagen geprüft:
• Reisepass oder Personalausweis;
• Beschäftigungsunterlagen;
• Entsendeanordnung oder Entsendevereinbarung;
• A1-Bescheinigung;
• Entsendemeldung, sofern erforderlich;
• Nachweise zum Aufenthalts- und Beschäftigungsrecht;
• Krankenversicherungsschutz;
• Qualifikationsnachweise;
• Berechtigungen zum Führen oder Bedienen von Maschinen und Geräten;
• Nachweise über erforderliche Unterweisungen;
• Unterlagen zu Vergütung und Arbeitszeit.
Der erforderliche Unterlagenumfang wird für jede eingesetzte Person individuell geprüft.
Welche Unterlagen ein deutscher Auftraggeber vor dem Einsatz ausländischer Beschäftigter auf der Baustelle prüfen sollte, haben wir in einem separaten Beitrag ausführlich erläutert →
Typischerweise werden unter anderem folgende Unterlagen geprüft:
• Reisepass oder Personalausweis;
• Beschäftigungsunterlagen;
• Entsendeanordnung oder Entsendevereinbarung;
• A1-Bescheinigung;
• Entsendemeldung, sofern erforderlich;
• Nachweise zum Aufenthalts- und Beschäftigungsrecht;
• Krankenversicherungsschutz;
• Qualifikationsnachweise;
• Berechtigungen zum Führen oder Bedienen von Maschinen und Geräten;
• Nachweise über erforderliche Unterweisungen;
• Unterlagen zu Vergütung und Arbeitszeit.
Der erforderliche Unterlagenumfang wird für jede eingesetzte Person individuell geprüft.
Welche Unterlagen ein deutscher Auftraggeber vor dem Einsatz ausländischer Beschäftigter auf der Baustelle prüfen sollte, haben wir in einem separaten Beitrag ausführlich erläutert →
Schritt 6. Das Team wird für den Projekteinsatz vorbereitet
Vor Arbeitsbeginn stimmen die Parteien insbesondere folgende Punkte ab:
• Starttermin;
• Einsatz- bzw. Baustellenadresse;
• Ansprechpersonen;
• Zutrittsregelungen;
• Arbeitsbereiche;
• Arbeitszeitmodell;
• Sicherheitsanforderungen;
• Ausrüstung;
• Unterkunft und Transport;
• Berichtswesen;
• Kommunikationsweg zwischen Auftraggeber und verantwortlichem Koordinator des Auftragnehmers.
Arbeitsanweisungen an die Beschäftigten des Nachunternehmerteams sollten über die verantwortliche Person des polnischen Unternehmens erfolgen. Dies unterstützt die organisatorische Selbstständigkeit des Auftragnehmers und reduziert das Risiko einer tatsächlichen Eingliederung der Beschäftigten in die Organisation des deutschen Auftraggebers.
• Starttermin;
• Einsatz- bzw. Baustellenadresse;
• Ansprechpersonen;
• Zutrittsregelungen;
• Arbeitsbereiche;
• Arbeitszeitmodell;
• Sicherheitsanforderungen;
• Ausrüstung;
• Unterkunft und Transport;
• Berichtswesen;
• Kommunikationsweg zwischen Auftraggeber und verantwortlichem Koordinator des Auftragnehmers.
Arbeitsanweisungen an die Beschäftigten des Nachunternehmerteams sollten über die verantwortliche Person des polnischen Unternehmens erfolgen. Dies unterstützt die organisatorische Selbstständigkeit des Auftragnehmers und reduziert das Risiko einer tatsächlichen Eingliederung der Beschäftigten in die Organisation des deutschen Auftraggebers.
Schritt 7. Der Auftragnehmer erbringt die Leistung und übergibt das Ergebnis
Je nach Projekt kann der erbrachte Leistungsumfang beispielsweise wie folgt dokumentiert werden:
• Abnahmeprotokoll;
• Protokoll oder Leistungsnachweis;
• Bericht;
• Aufmaß bzw. Feststellung des tatsächlich ausgeführten Umfangs;
• Nachweis der Anzahl bearbeiteter Einheiten;
• technische Prüfung;
• Zwischen- oder Schlussabnahme.
Nach § 640 BGB ist der Besteller zur Abnahme des vertragsgemäß hergestellten Werkes verpflichtet, sofern die Beschaffenheit der Leistung eine Abnahme zulässt. Der Auftragnehmer muss das geschuldete Ergebnis frei von den maßgeblichen Sach- und Rechtsmängeln übergeben. Bei Mängeln stehen dem Besteller die gesetzlich vorgesehenen Rechte zu, etwa Nacherfüllung, Minderung oder weitere Rechtsbehelfe.
• Abnahmeprotokoll;
• Protokoll oder Leistungsnachweis;
• Bericht;
• Aufmaß bzw. Feststellung des tatsächlich ausgeführten Umfangs;
• Nachweis der Anzahl bearbeiteter Einheiten;
• technische Prüfung;
• Zwischen- oder Schlussabnahme.
Nach § 640 BGB ist der Besteller zur Abnahme des vertragsgemäß hergestellten Werkes verpflichtet, sofern die Beschaffenheit der Leistung eine Abnahme zulässt. Der Auftragnehmer muss das geschuldete Ergebnis frei von den maßgeblichen Sach- und Rechtsmängeln übergeben. Bei Mängeln stehen dem Besteller die gesetzlich vorgesehenen Rechte zu, etwa Nacherfüllung, Minderung oder weitere Rechtsbehelfe.
Wer führt die Beschäftigten auf der Baustelle bzw. am Einsatzort?
Bei einem echten Werk- bzw. Nachunternehmermodell muss das polnische Unternehmen seine organisatorische Selbstständigkeit wahren.
Typischerweise übernimmt das polnische Unternehmen selbst insbesondere folgende Aufgaben:
• Benennung eines Vorarbeiters oder Koordinators;
• Aufgabenverteilung innerhalb des eigenen Teams;
• Kontrolle von Anwesenheit und interner Disziplin;
• Entscheidung über den Austausch eigener Beschäftigter;
• Organisation des Arbeitsablaufs;
• Qualitätskontrolle;
• Beseitigung von Mängeln;
• Kommunikation mit dem deutschen Auftraggeber über eine verantwortliche Ansprechperson.
Der deutsche Auftraggeber kann insbesondere:
• das geschuldete Ergebnis festlegen;
• technische Anforderungen vorgeben;
• Zutritts- und Sicherheitsregeln bestimmen;
• die Abfolge von Projektabschnitten abstimmen;
• die Qualität kontrollieren;
• Mängel anzeigen;
• erbrachte Leistungen abnehmen.
Regelmäßige unmittelbare Weisungen an einzelne Beschäftigte, deren Eingliederung in Schichtpläne und Hierarchien des Auftraggebers, die persönliche Zuweisung täglicher Aufgaben oder die Steuerung von Urlaubs- und Abwesenheitsfragen können dagegen auf eine tatsächliche Arbeitnehmerüberlassung hindeuten. Die Bundesagentur für Arbeit misst insbesondere Weisungsrecht, Eingliederung in den Betriebsablauf, Unternehmerrisiko und der realen Vertragsdurchführung Bedeutung bei.
Typischerweise übernimmt das polnische Unternehmen selbst insbesondere folgende Aufgaben:
• Benennung eines Vorarbeiters oder Koordinators;
• Aufgabenverteilung innerhalb des eigenen Teams;
• Kontrolle von Anwesenheit und interner Disziplin;
• Entscheidung über den Austausch eigener Beschäftigter;
• Organisation des Arbeitsablaufs;
• Qualitätskontrolle;
• Beseitigung von Mängeln;
• Kommunikation mit dem deutschen Auftraggeber über eine verantwortliche Ansprechperson.
Der deutsche Auftraggeber kann insbesondere:
• das geschuldete Ergebnis festlegen;
• technische Anforderungen vorgeben;
• Zutritts- und Sicherheitsregeln bestimmen;
• die Abfolge von Projektabschnitten abstimmen;
• die Qualität kontrollieren;
• Mängel anzeigen;
• erbrachte Leistungen abnehmen.
Regelmäßige unmittelbare Weisungen an einzelne Beschäftigte, deren Eingliederung in Schichtpläne und Hierarchien des Auftraggebers, die persönliche Zuweisung täglicher Aufgaben oder die Steuerung von Urlaubs- und Abwesenheitsfragen können dagegen auf eine tatsächliche Arbeitnehmerüberlassung hindeuten. Die Bundesagentur für Arbeit misst insbesondere Weisungsrecht, Eingliederung in den Betriebsablauf, Unternehmerrisiko und der realen Vertragsdurchführung Bedeutung bei.
Was sollte im Vertrag geregelt werden?
Ein sorgfältig ausgestalteter Werk- oder Nachunternehmervertrag mit einem polnischen Unternehmen sollte nicht nur Teamgröße und Vergütungsmodalitäten, sondern vor allem den Gegenstand der Zusammenarbeit beschreiben. Es sollte eindeutig geregelt sein, welche Leistung der Auftragnehmer schuldet, welcher Leistungsumfang übertragen wird, welches Ergebnis erwartet wird und nach welchen Kriterien die Leistung als vertragsgemäß erfüllt gilt.
Darüber hinaus sollten Beginn und Ende der Arbeiten, gegebenenfalls Zwischenetappen, die Organisation des Teams sowie die Kommunikation zwischen den verantwortlichen Vertretern von Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt werden.
Gesondert sollten die Verantwortlichkeiten für Mängel, Verzögerungen, Schäden und sonstige Vertragsverstöße geregelt werden. Außerdem sollte feststehen, wer Werkzeuge, Maschinen, Arbeitskleidung, Verbrauchsmaterialien und persönliche Schutzausrüstung bereitstellt. Empfehlenswert ist auch eine klare Regelung zur Dokumentation und Abnahme des Leistungsumfangs, zur Vergütung, Rechnungsstellung und Zahlung sowie zu den Unterlagen, die der Auftragnehmer vor dem Einsatz des Teams vorlegen muss.
Der Vertrag sollte außerdem die einschlägigen Anforderungen des deutschen Rechts berücksichtigen, insbesondere Mindestarbeitsbedingungen, Arbeitszeit, Sozialversicherung, Aufenthalts- und Beschäftigungsstatus der eingesetzten Personen, Arbeitsschutz sowie etwaige Meldepflichten.
Entscheidend ist, dass Vertragsinhalt und tatsächliche Projektorganisation übereinstimmen: Allein die formale Bezeichnung als Werkvertrag beseitigt das Risiko einer Einordnung als Arbeitnehmerüberlassung nicht, wenn der deutsche Auftraggeber die einzelnen Beschäftigten tatsächlich wie eigenes Personal steuert.
Darüber hinaus sollten Beginn und Ende der Arbeiten, gegebenenfalls Zwischenetappen, die Organisation des Teams sowie die Kommunikation zwischen den verantwortlichen Vertretern von Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt werden.
Gesondert sollten die Verantwortlichkeiten für Mängel, Verzögerungen, Schäden und sonstige Vertragsverstöße geregelt werden. Außerdem sollte feststehen, wer Werkzeuge, Maschinen, Arbeitskleidung, Verbrauchsmaterialien und persönliche Schutzausrüstung bereitstellt. Empfehlenswert ist auch eine klare Regelung zur Dokumentation und Abnahme des Leistungsumfangs, zur Vergütung, Rechnungsstellung und Zahlung sowie zu den Unterlagen, die der Auftragnehmer vor dem Einsatz des Teams vorlegen muss.
Der Vertrag sollte außerdem die einschlägigen Anforderungen des deutschen Rechts berücksichtigen, insbesondere Mindestarbeitsbedingungen, Arbeitszeit, Sozialversicherung, Aufenthalts- und Beschäftigungsstatus der eingesetzten Personen, Arbeitsschutz sowie etwaige Meldepflichten.
Entscheidend ist, dass Vertragsinhalt und tatsächliche Projektorganisation übereinstimmen: Allein die formale Bezeichnung als Werkvertrag beseitigt das Risiko einer Einordnung als Arbeitnehmerüberlassung nicht, wenn der deutsche Auftraggeber die einzelnen Beschäftigten tatsächlich wie eigenes Personal steuert.
Was ist die A1-Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung ist ein zentrales Dokument bei der vorübergehenden Entsendung von Beschäftigten innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz.
Sie bestätigt, welchen sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften eine beschäftigte Person unterliegt. Wird die A1-Bescheinigung von der polnischen ZUS ausgestellt, bestätigt sie für den angegebenen Zeitraum die Fortgeltung des polnischen Sozialversicherungsrechts.
Die ZUS beschreibt eine Entsendung als Konstellation, in der ein polnisches Unternehmen Beschäftigte zur Erfüllung eines Vertrags mit einem ausländischen Geschäftspartner vorübergehend ins Ausland entsendet. Den Antrag auf eine A1-Bescheinigung stellt der entsendende Arbeitgeber; die Echtheit des Dokuments kann über den entsprechenden ZUS-Prüfdienst kontrolliert werden.
Sie bestätigt, welchen sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften eine beschäftigte Person unterliegt. Wird die A1-Bescheinigung von der polnischen ZUS ausgestellt, bestätigt sie für den angegebenen Zeitraum die Fortgeltung des polnischen Sozialversicherungsrechts.
Die ZUS beschreibt eine Entsendung als Konstellation, in der ein polnisches Unternehmen Beschäftigte zur Erfüllung eines Vertrags mit einem ausländischen Geschäftspartner vorübergehend ins Ausland entsendet. Den Antrag auf eine A1-Bescheinigung stellt der entsendende Arbeitgeber; die Echtheit des Dokuments kann über den entsprechenden ZUS-Prüfdienst kontrolliert werden.
Die A1-Bescheinigung ist keine Arbeitserlaubnis. Sie bestätigt ausschließlich das anwendbare Sozialversicherungsrecht. Sie ersetzt weder ein Visum noch einen Aufenthaltstitel, eine Beschäftigungsberechtigung, eine Entsendemeldung oder andere Unterlagen, die für einen rechtmäßigen Einsatz in Deutschland erforderlich sein können.
Muss eine Entsendemeldung abgegeben werden?
In bestimmten Branchen und Konstellationen muss ein ausländischer Arbeitgeber die nach Deutschland entsandten Beschäftigten vor Arbeitsbeginn über das deutsche Meldeportal-Mindestlohn anmelden.
Der Zoll weist darauf hin, dass ausländische Arbeitgeber die erforderlichen Meldungen für nach Deutschland entsandte Beschäftigte online einreichen. Ob und in welcher Form eine Meldung erforderlich ist, hängt von der Branche sowie von den anwendbaren Regelungen des MiLoG, AEntG oder AÜG ab.
Der Zoll weist darauf hin, dass ausländische Arbeitgeber die erforderlichen Meldungen für nach Deutschland entsandte Beschäftigte online einreichen. Ob und in welcher Form eine Meldung erforderlich ist, hängt von der Branche sowie von den anwendbaren Regelungen des MiLoG, AEntG oder AÜG ab.
Je nach Fall können in der Meldung unter anderem folgende Angaben erforderlich sein:
• Arbeitgeber;
• entsandte Beschäftigte;
• Einsatzort;
• Beginn der Tätigkeit;
• voraussichtliche Dauer;
• verantwortliche Person;
• Person, bei der die Unterlagen in Deutschland bereitgehalten werden;
• Branche und Art der Tätigkeit.
Eine Entsendemeldung ersetzt die A1-Bescheinigung nicht – und die A1-Bescheinigung ersetzt keine erforderliche Entsendemeldung.
• Arbeitgeber;
• entsandte Beschäftigte;
• Einsatzort;
• Beginn der Tätigkeit;
• voraussichtliche Dauer;
• verantwortliche Person;
• Person, bei der die Unterlagen in Deutschland bereitgehalten werden;
• Branche und Art der Tätigkeit.
Eine Entsendemeldung ersetzt die A1-Bescheinigung nicht – und die A1-Bescheinigung ersetzt keine erforderliche Entsendemeldung.
Welche Vergütung muss gezahlt werden?
Nach Deutschland entsandte Beschäftigte müssen mindestens die in Deutschland zwingend geltenden Entgeltbedingungen erhalten.
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der allgemeine gesetzliche Mindestlohn in Deutschland 13,90 Euro brutto pro Stunde. In einzelnen Branchen können höhere Branchenmindestlöhne oder weitere zwingende Arbeitsbedingungen gelten.
Bei der Entgeltabrechnung sind der jeweils geltende Mindestlohn, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, vorgeschriebene Zuschläge und branchenspezifische Anforderungen zu berücksichtigen. Ebenso müssen die Regeln zu Arbeits- und Ruhezeiten, Urlaub und gegebenenfalls Kostenerstattungen beachtet sowie die Arbeitszeiten nach den anwendbaren Vorgaben ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Das polnische Unternehmen ist als Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Berechnung und Auszahlung der Vergütung an die eigenen Beschäftigten verantwortlich. Auch der deutsche Auftraggeber hat jedoch ein erhebliches Interesse an der Prüfung seines Vertragspartners, da das deutsche Recht in bestimmten Konstellationen eine Haftung des Auftraggebers für Mindestentgeltpflichten von Auftragnehmern und Nachunternehmern vorsieht.
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der allgemeine gesetzliche Mindestlohn in Deutschland 13,90 Euro brutto pro Stunde. In einzelnen Branchen können höhere Branchenmindestlöhne oder weitere zwingende Arbeitsbedingungen gelten.
Bei der Entgeltabrechnung sind der jeweils geltende Mindestlohn, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, vorgeschriebene Zuschläge und branchenspezifische Anforderungen zu berücksichtigen. Ebenso müssen die Regeln zu Arbeits- und Ruhezeiten, Urlaub und gegebenenfalls Kostenerstattungen beachtet sowie die Arbeitszeiten nach den anwendbaren Vorgaben ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Das polnische Unternehmen ist als Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Berechnung und Auszahlung der Vergütung an die eigenen Beschäftigten verantwortlich. Auch der deutsche Auftraggeber hat jedoch ein erhebliches Interesse an der Prüfung seines Vertragspartners, da das deutsche Recht in bestimmten Konstellationen eine Haftung des Auftraggebers für Mindestentgeltpflichten von Auftragnehmern und Nachunternehmern vorsieht.
Welche Unterlagen sollte der deutsche Auftraggeber prüfen?
Vor Projektbeginn sollte der deutsche Auftraggeber die Registrierungsdaten des polnischen Unternehmens, Steuernummer und USt-IdNr., eine gegebenenfalls bestehende Betriebshaftpflichtversicherung, die verantwortlichen Ansprechpartner sowie die Vertretungsberechtigung der Person prüfen, die den Vertrag unterzeichnet.
Darüber hinaus sollten die Vertragsunterlagen geprüft werden: der Vertrag zwischen den Unternehmen, Leistungsverzeichnis bzw. technische Aufgabenbeschreibung, Definition des Leistungsumfangs, Abnahmeverfahren, Verantwortungsverteilung und Kommunikationsregeln zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
Bei den eingesetzten Beschäftigten sollten Teamzusammensetzung, Identitätsdokumente, A1-Bescheinigungen, Nachweise erforderlicher Meldungen, aufenthalts- und beschäftigungsrechtliche Unterlagen, Qualifikationen und berufliche Zulassungen geprüft werden. Je nach Tätigkeit können zusätzlich Führerscheine, Bedienberechtigungen oder andere Befähigungsnachweise sowie Schulungs- und Unterweisungsnachweise erforderlich sein.
Zusätzlich ist wichtig zu prüfen, ob der Auftragnehmer die anwendbaren Vorgaben zu Vergütung und Arbeitszeit einhält, die erforderliche Arbeitszeiterfassung führt und die Erfüllung seiner Entgeltpflichten gegenüber den Beschäftigten im rechtlich zulässigen Umfang nachweisen kann.
Alle Unterlagen müssen mit der tatsächlichen Projektsituation übereinstimmen. Angaben zum Arbeitgeber, zur beschäftigten Person, zum Einsatzort und zur Dauer der Entsendung sollten vor dem Einsatz des Teams miteinander abgeglichen werden.
Darüber hinaus sollten die Vertragsunterlagen geprüft werden: der Vertrag zwischen den Unternehmen, Leistungsverzeichnis bzw. technische Aufgabenbeschreibung, Definition des Leistungsumfangs, Abnahmeverfahren, Verantwortungsverteilung und Kommunikationsregeln zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
Bei den eingesetzten Beschäftigten sollten Teamzusammensetzung, Identitätsdokumente, A1-Bescheinigungen, Nachweise erforderlicher Meldungen, aufenthalts- und beschäftigungsrechtliche Unterlagen, Qualifikationen und berufliche Zulassungen geprüft werden. Je nach Tätigkeit können zusätzlich Führerscheine, Bedienberechtigungen oder andere Befähigungsnachweise sowie Schulungs- und Unterweisungsnachweise erforderlich sein.
Zusätzlich ist wichtig zu prüfen, ob der Auftragnehmer die anwendbaren Vorgaben zu Vergütung und Arbeitszeit einhält, die erforderliche Arbeitszeiterfassung führt und die Erfüllung seiner Entgeltpflichten gegenüber den Beschäftigten im rechtlich zulässigen Umfang nachweisen kann.
Alle Unterlagen müssen mit der tatsächlichen Projektsituation übereinstimmen. Angaben zum Arbeitgeber, zur beschäftigten Person, zum Einsatzort und zur Dauer der Entsendung sollten vor dem Einsatz des Teams miteinander abgeglichen werden.
In welchen Bereichen können Nachunternehmer aus Polen eingesetzt werden?
Nachunternehmerteams aus Polen können für klar abgegrenzte Abschnitte von Bauprojekten eingesetzt werden, zum Beispiel für Mauer-, Beton-, Fassaden-, Dach-, Ausbau- und Montagearbeiten. Im Bereich Photovoltaik können unter anderem die Montage von Unterkonstruktionen, die mechanische Installation von Modulen, die Vorbereitung von Kabeltrassen und weitere vereinbarte Projektabschnitte übertragen werden. Elektrotechnische Arbeiten dürfen nur von entsprechend qualifizierten Fachkräften ausgeführt werden.
Ein Nachunternehmermodell kann auch in Lager und Logistik eingesetzt werden, etwa für Kommissionierung, Verpackung, Sortierung, Retourenbearbeitung, Inventur und andere eigenständige Lagerprozesse mit klar definiertem Leistungsumfang und Ergebnis. In Produktionsbetrieben können abgegrenzte Schritte wie Montage, Verpackung, Sortierung oder Bearbeitung von Produkten übertragen werden.
Im industriellen Bereich können polnische Nachunternehmer die Montage und Demontage von Anlagen, Stahlkonstruktionen, Produktionslinien und technischen Systemen übernehmen. In jedem Einzelfall müssen Leistungsgegenstand und -umfang, Verantwortungsverteilung, Qualifikationsanforderungen, anwendbare Arbeitsbedingungen, Meldepflichten und branchenspezifische Einschränkungen gesondert geprüft werden.
Ein Nachunternehmermodell kann auch in Lager und Logistik eingesetzt werden, etwa für Kommissionierung, Verpackung, Sortierung, Retourenbearbeitung, Inventur und andere eigenständige Lagerprozesse mit klar definiertem Leistungsumfang und Ergebnis. In Produktionsbetrieben können abgegrenzte Schritte wie Montage, Verpackung, Sortierung oder Bearbeitung von Produkten übertragen werden.
Im industriellen Bereich können polnische Nachunternehmer die Montage und Demontage von Anlagen, Stahlkonstruktionen, Produktionslinien und technischen Systemen übernehmen. In jedem Einzelfall müssen Leistungsgegenstand und -umfang, Verantwortungsverteilung, Qualifikationsanforderungen, anwendbare Arbeitsbedingungen, Meldepflichten und branchenspezifische Einschränkungen gesondert geprüft werden.
Welche Vorteile kann die Zusammenarbeit mit einem polnischen Nachunternehmer für deutsche Unternehmen haben?
Die Zusammenarbeit mit einem polnischen Auftragnehmer ermöglicht es dem deutschen Auftraggeber, zusätzliche Projekt- und Produktionskapazitäten aufzubauen, ohne jeden eingesetzten Beschäftigten selbst einstellen und administrieren zu müssen. Das kann insbesondere bei neuen Projekten, steigender Auftragslage, saisonalen Spitzen oder zusätzlichem Personalbedarf für einen klar abgegrenzten Projektabschnitt sinnvoll sein.
Statt Beschäftigte selbst zu suchen, Arbeitsverträge abzuschließen und die gesamte Personaladministration zu übernehmen, arbeitet das deutsche Unternehmen mit einem Vertragspartner zusammen. Das polnische Unternehmen bleibt Arbeitgeber der Beschäftigten, stellt das Team zusammen, führt die Personalprozesse, bereitet Entsendeunterlagen vor, erstellt die Entgeltabrechnung und zahlt die Vergütung an die eigenen Beschäftigten aus.
Dadurch kann sich der interne Aufwand für Personalabteilung, Buchhaltung und Payroll des deutschen Auftraggebers deutlich reduzieren. Das deutsche Unternehmen muss die einzelnen Beschäftigten nicht in die eigene Personalabrechnung aufnehmen, keine eigenen Arbeitsverträge mit ihnen verwalten und nicht sämtliche mit deren Beschäftigungsverhältnissen verbundenen Abrechnungs- und Personalprozesse durchführen. Der Auftraggeber arbeitet stattdessen mit dem polnischen Unternehmen als eigenständigem Vertragspartner und erhält Rechnungen für die vereinbarten Leistungen bzw. den erbrachten Leistungsumfang.
Je nach Projektstruktur kann dieses Modell außerdem dazu beitragen, administrative Abläufe sowie Payroll- und gegebenenfalls steuerliche Belastungen effizienter zu strukturieren. Die Beschäftigten bleiben beim polnischen Arbeitgeber angestellt; bei erfüllten Voraussetzungen verbleiben sie im polnischen Sozialversicherungssystem, was durch die A1-Bescheinigung dokumentiert wird.
Die konkreten steuerlichen Folgen hängen jedoch unter anderem von Vertragsinhalt, Projektdauer, Art der Tätigkeit, einer möglichen Betriebsstätte und weiteren Umständen ab. Die steuerliche Behandlung muss daher für jedes Projekt gesondert geprüft werden.
Ein weiterer Vorteil ist der Zugang zu einem breiteren Fachkräftepool. Ein polnischer Auftragnehmer kann Teams aus Beschäftigten aus Polen, der Ukraine, Moldau, Usbekistan, Kasachstan, Turkmenistan sowie weiteren europäischen und ostasiatischen Ländern zusammenstellen und dabei Erfahrung, Qualifikation, Unterlagen und die Voraussetzungen für einen rechtmäßigen Einsatz in Deutschland prüfen.
Für das deutsche Unternehmen bedeutet dies weniger interne administrative Prozesse, eine geringere Belastung von Buchhaltung und Personalabteilung, flexiblere Ressourcenplanung und die Möglichkeit, projektbezogen zusätzliche Kapazitäten aufzubauen, ohne den eigenen Personalbestand dauerhaft ausweiten zu müssen.
Bei einem korrekt ausgestalteten Werkvertrag schuldet der Auftragnehmer nicht lediglich die Anwesenheit einer bestimmten Anzahl von Personen, sondern einen vereinbarten Leistungsumfang und ein definiertes Ergebnis. Der Auftraggeber kann Vertragsgegenstand, Termine, Qualitätskriterien, Abnahmeverfahren und Vergütung im Voraus festlegen, während ein wesentlicher Teil der Personal-, Abrechnungs- und Organisationsprozesse im Verantwortungsbereich des polnischen Auftragnehmers verbleibt.
Die Zusammenarbeit mit einem polnischen Unternehmen befreit den deutschen Auftraggeber nicht automatisch von eigenen steuerlichen oder rechtlichen Pflichten. Vertragsgestaltung, tatsächliche Arbeitsorganisation, Unterlagen und Abrechnung müssen den jeweils anwendbaren Vorschriften in Deutschland und Polen entsprechen.
Statt Beschäftigte selbst zu suchen, Arbeitsverträge abzuschließen und die gesamte Personaladministration zu übernehmen, arbeitet das deutsche Unternehmen mit einem Vertragspartner zusammen. Das polnische Unternehmen bleibt Arbeitgeber der Beschäftigten, stellt das Team zusammen, führt die Personalprozesse, bereitet Entsendeunterlagen vor, erstellt die Entgeltabrechnung und zahlt die Vergütung an die eigenen Beschäftigten aus.
Dadurch kann sich der interne Aufwand für Personalabteilung, Buchhaltung und Payroll des deutschen Auftraggebers deutlich reduzieren. Das deutsche Unternehmen muss die einzelnen Beschäftigten nicht in die eigene Personalabrechnung aufnehmen, keine eigenen Arbeitsverträge mit ihnen verwalten und nicht sämtliche mit deren Beschäftigungsverhältnissen verbundenen Abrechnungs- und Personalprozesse durchführen. Der Auftraggeber arbeitet stattdessen mit dem polnischen Unternehmen als eigenständigem Vertragspartner und erhält Rechnungen für die vereinbarten Leistungen bzw. den erbrachten Leistungsumfang.
Je nach Projektstruktur kann dieses Modell außerdem dazu beitragen, administrative Abläufe sowie Payroll- und gegebenenfalls steuerliche Belastungen effizienter zu strukturieren. Die Beschäftigten bleiben beim polnischen Arbeitgeber angestellt; bei erfüllten Voraussetzungen verbleiben sie im polnischen Sozialversicherungssystem, was durch die A1-Bescheinigung dokumentiert wird.
Die konkreten steuerlichen Folgen hängen jedoch unter anderem von Vertragsinhalt, Projektdauer, Art der Tätigkeit, einer möglichen Betriebsstätte und weiteren Umständen ab. Die steuerliche Behandlung muss daher für jedes Projekt gesondert geprüft werden.
Ein weiterer Vorteil ist der Zugang zu einem breiteren Fachkräftepool. Ein polnischer Auftragnehmer kann Teams aus Beschäftigten aus Polen, der Ukraine, Moldau, Usbekistan, Kasachstan, Turkmenistan sowie weiteren europäischen und ostasiatischen Ländern zusammenstellen und dabei Erfahrung, Qualifikation, Unterlagen und die Voraussetzungen für einen rechtmäßigen Einsatz in Deutschland prüfen.
Für das deutsche Unternehmen bedeutet dies weniger interne administrative Prozesse, eine geringere Belastung von Buchhaltung und Personalabteilung, flexiblere Ressourcenplanung und die Möglichkeit, projektbezogen zusätzliche Kapazitäten aufzubauen, ohne den eigenen Personalbestand dauerhaft ausweiten zu müssen.
Bei einem korrekt ausgestalteten Werkvertrag schuldet der Auftragnehmer nicht lediglich die Anwesenheit einer bestimmten Anzahl von Personen, sondern einen vereinbarten Leistungsumfang und ein definiertes Ergebnis. Der Auftraggeber kann Vertragsgegenstand, Termine, Qualitätskriterien, Abnahmeverfahren und Vergütung im Voraus festlegen, während ein wesentlicher Teil der Personal-, Abrechnungs- und Organisationsprozesse im Verantwortungsbereich des polnischen Auftragnehmers verbleibt.
Die Zusammenarbeit mit einem polnischen Unternehmen befreit den deutschen Auftraggeber nicht automatisch von eigenen steuerlichen oder rechtlichen Pflichten. Vertragsgestaltung, tatsächliche Arbeitsorganisation, Unterlagen und Abrechnung müssen den jeweils anwendbaren Vorschriften in Deutschland und Polen entsprechen.
Wie EuroProfi ein Nachunternehmerteam für ein Projekt organisiert
EuroProfi ist ein ordnungsgemäß registriertes polnisches Unternehmen, das Fachkräfte auswählt, sie in Polen beschäftigt und ihren Einsatz für Projekte in Deutschland innerhalb des jeweils vereinbarten Vertragsmodells organisiert.
Die Zusammenarbeit beginnt nicht mit der Suche nach einer beliebigen Anzahl von Arbeitskräften, sondern mit der Analyse des konkreten Projekts. Wir klären den Leistungsumfang, das erwartete Ergebnis, den Einsatzort, die benötigte Teamgröße, erforderliche Qualifikationen, die Bereitstellung von Werkzeugen und Ausrüstung, Unterkunft und Transport, den geplanten Starttermin, die Teamkoordination und die für den Einsatz erforderlichen Unterlagen.
EuroProfi kann Teams mit Beschäftigten aus Polen, der Ukraine, Moldau, Usbekistan, Kasachstan, Turkmenistan, weiteren europäischen Ländern und Ostasien zusammenstellen. Berücksichtigt werden Berufserfahrung, Anforderungen des konkreten Einsatzorts, Projekttermine und die rechtlichen Voraussetzungen für den Einsatz jeder einzelnen Person in Deutschland.
Nach Abstimmung der Rahmenbedingungen übernimmt EuroProfi Auswahl und Vorprüfung der Kandidaten, ordnungsgemäße Beschäftigung in Polen, Personaladministration, Vorbereitung der Unterlagen, Beantragung der A1-Bescheinigung bei erfüllten Voraussetzungen, Payroll und Auszahlung der Vergütung an die Beschäftigten. Darüber hinaus bleiben wir mit den Beschäftigten in Kontakt und begleiten organisatorische Fragen innerhalb unseres Verantwortungsbereichs.
Ausgangspunkt ist die Projektanfrage des Auftraggebers mit Angaben zu Leistungsart, Umfang, Einsatzort, Terminen und Anforderungen an das Team. Anschließend werden Vertragsmodell, Leistungsgegenstand, Verantwortungsverteilung, Teamorganisation und Abnahmeverfahren abgestimmt. Danach stellt EuroProfi das Team zusammen, bereitet die erforderlichen Beschäftigungs-, Sozialversicherungs-, Aufenthalts- und Entsendeunterlagen vor und stimmt Starttermin, Einsatzort, Unterkunft, Transport, Zutritt und Ansprechpartner ab.
Nach Projektstart übernimmt EuroProfi weiterhin die Personal-, Abrechnungs- und Organisationsbegleitung des Teams, bleibt mit den Beschäftigten in Kontakt und stimmt sich mit dem Auftraggeber zu Fragen innerhalb des vereinbarten Verantwortungsbereichs ab. Unterlagen und Einsatzvoraussetzungen werden für jede beschäftigte Person individuell unter Berücksichtigung von Staatsangehörigkeit, Status und konkreter Projektsituation geprüft.
Die Zusammenarbeit beginnt nicht mit der Suche nach einer beliebigen Anzahl von Arbeitskräften, sondern mit der Analyse des konkreten Projekts. Wir klären den Leistungsumfang, das erwartete Ergebnis, den Einsatzort, die benötigte Teamgröße, erforderliche Qualifikationen, die Bereitstellung von Werkzeugen und Ausrüstung, Unterkunft und Transport, den geplanten Starttermin, die Teamkoordination und die für den Einsatz erforderlichen Unterlagen.
EuroProfi kann Teams mit Beschäftigten aus Polen, der Ukraine, Moldau, Usbekistan, Kasachstan, Turkmenistan, weiteren europäischen Ländern und Ostasien zusammenstellen. Berücksichtigt werden Berufserfahrung, Anforderungen des konkreten Einsatzorts, Projekttermine und die rechtlichen Voraussetzungen für den Einsatz jeder einzelnen Person in Deutschland.
Nach Abstimmung der Rahmenbedingungen übernimmt EuroProfi Auswahl und Vorprüfung der Kandidaten, ordnungsgemäße Beschäftigung in Polen, Personaladministration, Vorbereitung der Unterlagen, Beantragung der A1-Bescheinigung bei erfüllten Voraussetzungen, Payroll und Auszahlung der Vergütung an die Beschäftigten. Darüber hinaus bleiben wir mit den Beschäftigten in Kontakt und begleiten organisatorische Fragen innerhalb unseres Verantwortungsbereichs.
Ausgangspunkt ist die Projektanfrage des Auftraggebers mit Angaben zu Leistungsart, Umfang, Einsatzort, Terminen und Anforderungen an das Team. Anschließend werden Vertragsmodell, Leistungsgegenstand, Verantwortungsverteilung, Teamorganisation und Abnahmeverfahren abgestimmt. Danach stellt EuroProfi das Team zusammen, bereitet die erforderlichen Beschäftigungs-, Sozialversicherungs-, Aufenthalts- und Entsendeunterlagen vor und stimmt Starttermin, Einsatzort, Unterkunft, Transport, Zutritt und Ansprechpartner ab.
Nach Projektstart übernimmt EuroProfi weiterhin die Personal-, Abrechnungs- und Organisationsbegleitung des Teams, bleibt mit den Beschäftigten in Kontakt und stimmt sich mit dem Auftraggeber zu Fragen innerhalb des vereinbarten Verantwortungsbereichs ab. Unterlagen und Einsatzvoraussetzungen werden für jede beschäftigte Person individuell unter Berücksichtigung von Staatsangehörigkeit, Status und konkreter Projektsituation geprüft.
Häufige Fragen zu Nachunternehmern aus Polen, A1 und Arbeitnehmerentsendung nach Deutschland
Kann ein deutsches Unternehmen Nachunternehmer aus Polen beauftragen?
Ja. Ein in einem EU-Mitgliedstaat niedergelassenes Unternehmen kann grundsätzlich vorübergehend Dienstleistungen für einen Auftraggeber in einem anderen EU-Staat erbringen, ohne dort zwingend eine eigene Gesellschaft gründen zu müssen. Ein polnischer Auftragnehmer kann daher vereinbarte Leistungen für einen deutschen Auftraggeber ausführen. Zu beachten sind jedoch die in Deutschland geltenden Anforderungen an Entsendung, Mindestarbeitsbedingungen, Meldepflichten, berufsrechtliche Zulassungen und branchenspezifische Vorschriften.
Welche Unterlagen sollten vor der Beauftragung eines polnischen Nachunternehmers geprüft werden?
Vor Projektbeginn sollten unter anderem Registrierungs- und Steuerdaten des Unternehmens, Vertrag und Leistungsbeschreibung, Verantwortungsverteilung, Teamzusammensetzung, Unterlagen der Beschäftigten, A1-Bescheinigungen, erforderliche Entsendemeldungen, aufenthaltsrechtliche Unterlagen von Drittstaatsangehörigen und gegebenenfalls erforderliche berufliche Zulassungen geprüft werden. Die Angaben in den Unterlagen müssen mit dem tatsächlichen Arbeitgeber, Einsatzort und Projektzeitraum übereinstimmen.
Ist die A1-Bescheinigung eine Arbeitserlaubnis für Deutschland?
Nein. Die A1-Bescheinigung betrifft ausschließlich die Sozialversicherung. Sie bestätigt bei erfüllten Voraussetzungen, dass die entsandte Person weiterhin dem Sozialversicherungssystem des Entsendestaats unterliegt. Sie ersetzt kein Visum, keinen Aufenthaltstitel, keine aufenthalts- oder beschäftigungsrechtliche Grundlage, keine Entsendemeldung und keine sonstigen Unterlagen, die für einen rechtmäßigen Einsatz in Deutschland erforderlich sein können.
Für welchen Zeitraum können Beschäftigte aus Polen mit A1 nach Deutschland entsandt werden?
Bei einer regulären Entsendung kann im A1-Verfahren grundsätzlich ein Zeitraum von bis zu 24 Monaten vorgesehen werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dauert der Einsatz länger, verlängert sich die Zugehörigkeit zum Sozialversicherungssystem des Entsendestaats nicht automatisch. Es kann eine Ausnahmevereinbarung zwischen den zuständigen Stellen erforderlich werden oder das Sozialversicherungsrecht des Beschäftigungsstaats zur Anwendung kommen.
Was bedeutet es, wenn eine entsandte Person keine A1-Bescheinigung vorlegen kann?
Fehlt die A1-Bescheinigung, kann der Arbeitgeber nicht auf dem üblichen Weg nachweisen, dass für die beschäftigte Person weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Entsendestaats gilt. Die Bescheinigung sollte daher möglichst vor Beginn der Entsendung beantragt werden. Das bloße Fehlen des Dokuments ist jedoch nicht automatisch mit illegaler Beschäftigung gleichzusetzen; die konkrete Situation und das anwendbare Sozialversicherungsrecht müssen gesondert geprüft werden.
Muss ein polnisches Unternehmen die Entsendung beim deutschen Zoll melden?
In bestimmten Branchen und Konstellationen ja. Ausländische Arbeitgeber, die Beschäftigte zur Erbringung von Arbeiten oder Dienstleistungen nach Deutschland entsenden, können verpflichtet sein, eine Meldung über das deutsche Meldeportal abzugeben. Ob eine Meldepflicht besteht, hängt von der konkreten Tätigkeit und der Anwendbarkeit von MiLoG, AEntG oder AÜG ab und muss für jedes Projekt gesondert geprüft werden.
Welchen Mindestlohn muss ein polnischer Auftragnehmer seinen Beschäftigten in Deutschland zahlen?
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland 13,90 Euro brutto pro Stunde. In einzelnen Branchen können jedoch höhere verbindliche Mindestentgelte und zusätzliche Vorgaben aus allgemeinverbindlichen Tarifregelungen gelten. Vor Projektbeginn sollten daher sowohl der allgemeine Mindestlohn als auch die branchenspezifischen Anforderungen für die konkrete Tätigkeit geprüft werden.
Reicht ein polnischer Aufenthaltstitel für die Entsendung nach Deutschland aus?
Nicht immer. Ein polnischer Aufenthaltstitel bestätigt das Aufenthaltsrecht in Polen nach Maßgabe seiner Bedingungen, darf jedoch nicht automatisch als Berechtigung zur Ausübung einer Beschäftigung in Deutschland verstanden werden. Bei Drittstaatsangehörigen müssen Staatsangehörigkeit, Status in Polen, Beschäftigungsberechtigung, Entsendungsdauer und eine gegebenenfalls erforderliche deutsche Visum- oder sonstige Aufenthaltsgrundlage gesondert geprüft werden.
Benötigt ein polnischer Bau-Nachunternehmer eine Freistellungsbescheinigung?
Diese Frage ist vor allem bei Bauleistungen relevant. § 48 EStG sieht für Bauleistungen einen besonderen Steuerabzug vor. Eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG kann den Leistungsempfänger bei erfüllten Voraussetzungen von der Verpflichtung zum Steuerabzug befreien. Für gewöhnliche Lager-, Logistik- oder sonstige Dienstleistungen ist eine Freistellungsbescheinigung nicht allein deshalb erforderlich, weil der Auftragnehmer ein polnisches Unternehmen ist.
Sie benötigen ein Nachunternehmerteam für ein Projekt in Deutschland?
EuroProfi unterstützt deutsche Unternehmen bei der Zusammenstellung und Organisation von Teams für Bauprojekte, Photovoltaikmontage, Lagerlogistik, Produktion und weitere klar definierte Leistungsbereiche.
Senden Sie uns Ihre Projektanfrage mit folgenden Angaben:
• Art der Leistung;
• Projektumfang;
• Einsatzort;
• benötigte Teamstruktur;
• Qualifikationsanforderungen;
• geplanter Starttermin;
• voraussichtliche Projektdauer.
EuroProfi prüft die Projektanforderungen, bewertet die Möglichkeit der Teamzusammenstellung und schlägt ein passendes Kooperationsmodell vor.
Senden Sie uns Ihre Projektanfrage mit folgenden Angaben:
• Art der Leistung;
• Projektumfang;
• Einsatzort;
• benötigte Teamstruktur;
• Qualifikationsanforderungen;
• geplanter Starttermin;
• voraussichtliche Projektdauer.
EuroProfi prüft die Projektanforderungen, bewertet die Möglichkeit der Teamzusammenstellung und schlägt ein passendes Kooperationsmodell vor.
